Integritetspolicy och personuppgiftsbiträdesavtal (utkast)
Detta är ett utkast och ska granskas juridiskt innan lansering.
Vilka uppgifter behandlas
- Användare: namn, e-postadress, språk, lösenordshash, andra faktorer, inloggningar (tidpunkt, IP-adress, enhet) och händelselogg.
- Anställda (kommande faser): personnummer, adress, bankkonto, anställnings- och löneuppgifter, frånvaro inklusive sjukfrånvaro (särskild kategori enligt art. 9 GDPR).
Rättslig grund och roller
Kunden är personuppgiftsansvarig; behandlingen sker för att fullgöra anställningsavtal och rättsliga skyldigheter (skatt, bokföring, socialförsäkring). Leverantören är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna endast enligt kundens dokumenterade instruktioner.
Säkerhetsåtgärder
- Obligatorisk tvåfaktorsinloggning, lösenord hashade med argon2id.
- Tenant-isolering med radnivåsäkerhet i databasen; kryptering av känsliga fält med nycklar per kund; automatiska krypterade säkerhetskopior hos UpCloud i Sverige.
- Oföränderlig händelselogg över alla åtgärder, inklusive läsning av känsliga uppgifter.
- All lagrad persondata (databas och säkerhetskopior) finns hos UpCloud i Sverige. Applikationen körs hos Cloudflare under biträdesavtal; trafik kan passera Cloudflares globala nät med TLS-kryptering.
Lagringstider
Inloggningshistorik och IP-adresser: 90 dagar. Händelselogg: 7 år. Löneunderlag: 7 år efter räkenskapsårets slut (bokföringslagen). Konton raderas 30 dagar efter begäran.
Dina rättigheter
Registerutdrag, rättelse, radering och dataportabilitet hanteras via sidan Integritet i systemet eller via kundens löneadministratör. Personuppgiftsincidenter anmäls till kunden utan onödigt dröjsmål, senast inom 24 timmar från upptäckt.
AI-assistent (valfri)
Kunden kan slå på en AI-assistent som hjälper till med kolumnmappning vid import och med att hitta rätt i systemet. Assistenten är byggd så att inga personuppgifter lämnar systemet: anställda representeras av opaka, icke återförbara id:n, uppladdade filer beskrivs enbart med kolumnrubriker och värdenas form (t.ex. "sex siffror", "datum") och fritext rensas på personnummer, kontonummer, e-post och telefonnummer innan den skickas. En automatisk spärr stoppar hela anropet om något som liknar en personuppgift ändå skulle finnas i det som ska skickas. AI-leverantören tränar inte på uppgifterna. Vad som skickas (kategorier) och antal tokens loggas i händelseloggen; innehållet sparas inte.
Underbiträden
- UpCloud Oy (Finland) — databas och säkerhetskopior, datacenter i Sverige. Här ligger all lagrad persondata.
- Cloudflare, Inc. — drift av applikationen och nätverk (biträdesavtal med standardavtalsklausuler). Ingen persondata lagras varaktigt hos Cloudflare.
- Resend — transaktionsmejl (verifiering, inbjudningar); endast namn och e-postadress.
- Anthropic PBC (USA) — AI-assistenten, endast om kunden slagit på den och endast pseudonymiserade uppgifter utan personuppgifter (biträdesavtal med standardavtalsklausuler; ingen träning på kunddata). Alternativt Anthropic via AWS Bedrock i EU-region enligt kundens val.
Listan uppdateras här innan ett nytt underbiträde tas i bruk.